Vor kurzem rief mich ein (potentieller) Kunde an, ob ich mal über sein Pflichtenheft für seine Reportinglösung schauen könnte, ob es denn so verständlich sei ?
Er wolle es an verschieden Anbieter senden, um Angebote einzuholen.
Natürlich war das Pflichtenheft verständlich, wenn man sich die Zeit nahm ca. 50 Seiten tabellarischen Text und Schaubilder zu studieren.
Man sah sofort, dass die Erstellung des Werkes eine erhebliche Arbeit verursacht haben musste, die bei einigermaßen vorsichtiger Schätzung des Projektaufwandes sicherlich ein Mehrfaches des eigentlichen Projektaufwandes war.
Ein gefundenes Fressen also für die Empfänger, den geneigten Vertriebsmitarbeiter von BI-Anbietern.
Der Anforderungskatalog war denkbar einfach und weich ( "gute Performance bei Abfragen") gehalten, und die Infrage kommenden Anbieter konnten sicherlich alle Punkte der Liste mit "JA" beantworten.
Bei den Reportanforderung, waren einzelne Pflichtreports aufgeführt, und einige "Kann"-Reports, die Pflichtreports ließen also keinen Spielraum für die Verbesserung der Darstellung aufgrund der neuen Architektur des Systems - schade.
Das Ergebnis wird klar sein, die Projektschätzung wird bei 0,5 - 1 Tag pro Pflichtreport liegen -
In unserem Beispiel mit dem Riesen Werk also 15 Tage, für die Erstellung und Schnittstellen werden nochmals 10 Tage kalkuliert werden ( 3 Tage Installation, Benutzerverwaltung, Rest ETL).
Da der Consultant, der das Pflichtenheft von einem Vertriebsmitarbeiter vorgelegt bekommt, um den Aufwand zu schätzen, auf Nummer sicher gehen will wird er einen kleinen "Sicherheitsaufschlag" einbauen - sagen wir 5 Tage. Er wird dem Vertriebsmitarbeiter also 30 Tage als Projektschätzung für das Consulting abliefern.
Dem Vertriebsbeauftragten, wird das zunächst viel erscheinen, aber er wird sich denken, wenn jemand ein halbes Jahr mit der Erstellung eines Pflichtenheftes verbringen kann, werden 30 Tage Consulting mindestens angebracht sein.
Bevor der Vertriebsmitarbeiter sein Angebot abgibt, wird er feststellen, dass gemäß Pflichtenheft ein Werkvertrag entsteht, also wird er nochmals einige Tage als Sicherheit aufschlagen - sagen wir 10-15 Tage.
Mit 45 Tagen Beratung zzgl. einem Angebot über Software, die die Anforderungen erfüllt ( Also die komplette Suit inkl. ETL und Web) wird er ein Angebot für 60-90 Tsd Euro einreichen.
Ich schätze das Projekt nach mehreren Telefonaten auf ein Kleinprojekt bei einem kleinerem Unternehmen, in aller Regel kann bei solchen Projekten der Kunde nach 3 - 4 Tagen das Steuer übernehmen und wir können uns auf die Inhalte und das Report-Design konzentrieren.
Nach dem eingereichten Pflichtenheft sieht das allerdings nicht so aus.
Vorsicht also bei der Erstellung von Pflichtenheften in BI-Bereich, was gut gemeint ist, geht oft nach hinten los.
Für beide Seiten ist die Arbeit mit Pflichtenheften gefährlich:
-Das Projekt wird am Anfang in ein Gerüst gezwängt, und man unterbindet jegliche Kreativität während der Projektarbeit.
-Die Sicherheit, die sich ein Kunde durch die Erstellung eines Pflichtenheftes beim Projektausführenden erwünscht, wird er durch einen ebenso verständlichen Sicherheitszuschlag beim Angebot erkaufen.
- Die Softwareanforderungen sollten nur in Ausnahmenfällen Katalogisiert werden und zur freien Beantwortung zur Verfügung gestellt werden, Besser ist es dem Anbieter bei der Beantwortung der Fragen in die Augen zu schauen.
Natürlich sind Pflichtenhefte sinnvoll in einigen Bereichen, grade Auftragsproduzenten sind es gewohnt im Geschäftsverkehr hiermit zu hantieren, die Erstellung einer BI-Lösung ist aber eher die Kür zielführend nicht die Pflicht.
