Pflichtenheft nur als Pflicht - nicht als Kür

Vor kurzem rief mich ein (potentieller) Kunde an, ob ich mal über sein Pflichtenheft für seine Reportinglösung schauen könnte, ob es denn so verständlich sei ?
Er wolle es an verschieden Anbieter senden, um Angebote einzuholen.

Natürlich war das Pflichtenheft verständlich, wenn man sich die Zeit nahm ca. 50 Seiten tabellarischen Text und Schaubilder zu studieren.
Man sah sofort, dass die Erstellung des Werkes eine erhebliche Arbeit verursacht haben musste, die bei einigermaßen vorsichtiger Schätzung des Projektaufwandes sicherlich ein Mehrfaches des eigentlichen Projektaufwandes war.
Ein gefundenes Fressen also für die Empfänger, den geneigten Vertriebsmitarbeiter von BI-Anbietern.

Der Anforderungskatalog war denkbar einfach und weich ( "gute Performance bei Abfragen") gehalten, und die Infrage kommenden Anbieter konnten sicherlich alle Punkte der Liste mit "JA" beantworten.

Bei den Reportanforderung, waren einzelne Pflichtreports aufgeführt, und einige "Kann"-Reports, die Pflichtreports ließen also keinen Spielraum für die Verbesserung der Darstellung aufgrund der neuen Architektur des Systems - schade.

Das Ergebnis wird klar sein, die Projektschätzung wird bei 0,5 - 1 Tag pro Pflichtreport liegen -
In unserem Beispiel mit dem Riesen Werk also 15 Tage, für die Erstellung und Schnittstellen werden nochmals 10 Tage kalkuliert werden ( 3 Tage Installation, Benutzerverwaltung,  Rest ETL).
Da der Consultant, der das Pflichtenheft von einem Vertriebsmitarbeiter vorgelegt bekommt, um den Aufwand zu schätzen, auf Nummer sicher gehen will wird er einen kleinen "Sicherheitsaufschlag" einbauen - sagen wir 5 Tage. Er wird dem Vertriebsmitarbeiter also 30 Tage als Projektschätzung für das Consulting abliefern.

Dem Vertriebsbeauftragten, wird das zunächst viel erscheinen, aber er wird sich denken, wenn jemand ein halbes Jahr mit der Erstellung eines Pflichtenheftes verbringen kann, werden 30 Tage Consulting mindestens angebracht sein.
Bevor der Vertriebsmitarbeiter sein Angebot abgibt, wird er feststellen, dass gemäß  Pflichtenheft ein Werkvertrag entsteht, also wird er nochmals einige Tage als Sicherheit aufschlagen - sagen wir 10-15  Tage.

Mit 45 Tagen Beratung zzgl. einem Angebot über Software, die die Anforderungen erfüllt ( Also die komplette Suit inkl. ETL und Web) wird er ein Angebot für 60-90 Tsd Euro einreichen.

Ich schätze das Projekt nach mehreren Telefonaten auf ein Kleinprojekt bei einem kleinerem Unternehmen, in aller Regel kann bei solchen Projekten der Kunde nach 3 - 4 Tagen das Steuer übernehmen und wir können uns auf die Inhalte und das Report-Design konzentrieren.

Nach dem eingereichten Pflichtenheft sieht das allerdings nicht so aus.

Vorsicht also bei der Erstellung von Pflichtenheften in BI-Bereich, was gut gemeint ist, geht oft nach hinten los.
Für beide Seiten ist die Arbeit mit Pflichtenheften gefährlich:

-Das Projekt wird am Anfang in ein Gerüst gezwängt, und man unterbindet jegliche Kreativität während der Projektarbeit.

-Die Sicherheit, die sich ein Kunde durch die Erstellung eines Pflichtenheftes beim Projektausführenden erwünscht, wird er durch einen ebenso verständlichen Sicherheitszuschlag beim Angebot erkaufen.

- Die Softwareanforderungen sollten nur in Ausnahmenfällen Katalogisiert werden und zur freien Beantwortung zur Verfügung gestellt werden, Besser ist es dem Anbieter bei der Beantwortung der Fragen in die Augen zu schauen.

Natürlich sind Pflichtenhefte sinnvoll in einigen Bereichen, grade Auftragsproduzenten sind es gewohnt im Geschäftsverkehr hiermit zu hantieren, die Erstellung einer BI-Lösung ist aber eher die Kür zielführend  nicht die Pflicht.

Haben Sie eine virtuelle Schuhputzmaschine

Grade eben, beim Geschäftsessen waren wir in einem Restaurant, das im Vorraum der WCs einen Schuhputzautomaten stehen hatte.

Ich freue mich jedes mal, einen solchen Automaten in einem Hotel, Restaurant oder manchmal sogar auf einer Tankstelle anzutreffen, leider gibt es sie immer weniger.

Diese Art des Kundenservice, bei dem ein Bedürfnis des Kunden,häufig sogar ein Problem des Kunden( je nach Verschmutzung der Schuhe), gestillt wird ohne das die Lösung irgendwie mit dem Angebot des Anbieters in Zusammenhang steht, finde ich grossartig.

Ich erwische mich zum Beispiel dabei, jedes mal einen Kaffee an der Tankstelle zu kaufen, bei der der Schuhputzautomat steht.

Bei der Virtualisierung unsere Geschäftswelt, sind die Schuhputzautomaten leider irgendwie auf der Strecke geblieben, mir fällt zumindest grade keine kommerzielle Website ein, die einen "Schuhputzautomaten" hat, ( also ein fuer mich nützliches Gadget, das nicht im direkten Zusammenhang mit dem Hauptgeschaeft des Anbieters steht), der mich dazu verführt, häufig vorbeizuschauen.

Vielleicht kennen Sie einige Beispiele?
Sobald mir ein "Schuhputzautomat" einfällt, werden wir den Ihnen natürlich zur Verfügung stellen.

Der BlaBla-Meter Test

Vor kurzem hörte ich bei SWR3 einen interessannten Webtip das "BlaBla-Meter" http://www.blablameter.de/index.php lt. Seitenüberschrift entlarvt die Seite schonungslos Phrasen und Textrauschen.

Natürlich konnte ich nicht wiederstehen und schickte die Teaser aller BI Anbieter durch das BlaBla-Meter. Das Ergebnis war mir irgendwie schon vorher klar, auf einer Skala von 0-1 waren alle Anbieter über 0,8 auf der BlaBla Skala, die Erläuterungen der Auswertung waren sehr stimmig, bei einem Anbieter kam sogar der absolute Top-Wert 1,42 heraus, mit einer ausdrücklichen Gratulation einen 300 Wörter Text komplett ohne Inhalt abgeliefert zu haben.

Beim Aufbau unserer Website, wurde uns dieses Problem bewusst, denn wir konnten ja schlecht mit rauschfreien Analysen werben, und gleichzeitig unsere Texte mit "BlaBla" füllen. Wir durchforsteten also den Inhalt unserer Text auf Phrasen wie "optimiert", "prozessorientiert", "voll-integriert","schnellstmöglich" etc, sowie auf superlative wie beste, schnellste, erfahrenste etc.

Wir hatten eine Menge Spass beim Texten, denn sich phrasenfrei und ohne Rauschen zu präsentieren, ist nach über einem Jahrzehnt als Berater, wirklich nicht einfach.

Achten Sie mal bei Ihren Präsentationen darauf, Phrasen, Füllwörter und Superlative wegzulassen, dem Inhalt schadet es bestimmt nicht, aber Sie werden schnell merken, wie das Vertrauen in Ihre Person und das von Ihnen gezeigte steigt.

Nach und nach werden auch andere Ihren Stil annehmen und phrasenfrei Präsentieren.

Dieses wird sich auch in Ihren Geschäftsgrafiken und Reports zeigen.

Unsere Website hat einen durchschnittlichen "BlaBla-Wert" von 0,4 - Natürlich ist auch dieser Verbesserungswürdig, aber wir scheinen auf dem richtigem Weg zu sein.

Dieser Wert kommt lt. BlaBla-Meter übrigens auch sehr häufig bei wissenschaftlichen Texten vor.

mit Wissen glänzen, blendet oft

Eine klassische Situation, von der ich eigentlich dachte, dass Sie sich bei mir nicht mehr ereignen sollte.

Mein Kompagnon schlug mir vor, mich einmal mit seinem Freund zu treffen, der hätte eine Anforderung die wir abdecken könnten.

Am besten Freitag nachmittag, Kleidung locker - ist ja mein Kumpel.

Worum gehts denn ? fragte ich noch - "irgendwie Risiko-Management" war die nicht wirklich detaillierte Antwort.

Die einzige Vorbereitung bestand also darin, dass ich in lässiger Kleidung zu dem Termin fuhr und unsere Risiko-Management Lösung nochmals auf Funktion prüfte, falls ich was zeigen sollte.

Beim Termin angekommen, sass ich dann in Jeans und Sommerhemd lässig über der Hose getragen( wenigstens kein T-Shirt) dem in feinem Anzug gedressten Geschäftsführer einer Investmentgesellschaft gegenüber - soweit zum Dresscode.

Ich muss zugeben kein Bank- oder Investment-Banking Spezialist zu sein, und so verstand ich ich dann auch wirklich nicht sehr viel von den Anforderungen des potentiellen Kunden, aber statt wie gewohnt einfach nachzuhaken, ging ich - wohl durch den Makel meiner deplazierten Kleidung eingeschüchtert - in die Offensive und schuettete mein gesamtes Wissen über Risikomanagement-Lösungen über den Kunden - wenn schon mein äusserer Eindruck nicht stimmte musste ich halt mit meinem Wissen glänzen.

Anstatt eine vernünftige Anforderungsanalyse zu betreiben, zeigte ich dem armen Kunden erstmal was das Risikomanagement eigentlich bedeutet egal was der Kunde mir vorher erzählt hat.

Nach 2 Stunden ( wohl aufgrund der Freunschaft zu meinem Kompagnon sind wir nicht vorher verabschiedet worden ) stellte sich dann heraus, das die von uns entwickelte Lösung des Risikomanagements eigentlich gar nichts mit dem Verständnis von Banken und Investoren zum Risikomanagement zu tuen hat, wir ihn aber in bei der Lösung seiner Anforderungen sehr wohl unterstützen könnten.

Ich hoffe der Kunde und ich, können uns in Zukunft noch häufiger sehen, ohne uns zu blenden.

Was liegt eigentlich bei Ihnen so rum

Jeder Anbieter hat mittlerweile mehrere sich in der Funktion überschneidende Softwaremodule im Einsatz, das ist logisch, denn in den letzten Jahren hat es im Markt eine erhebliche Konsolidierung durch Zusammenfassung verschiedener Anbieter gegeben.

Bei Präsentationen werden alle diese Tools genannt und kurz beschrieben, meisten tragen die Komponenten so vielsagende Namen wie Analyzer oder Reporter oder Reportanalyzer oder analyzer-server in den Endungen.

Und meistens versteht der potentielle Kunde wirklich nicht, was diese Komponente denn jetzt zur Loesung des Problems beitragen kann.

In den Angeboten wird dann jede Komponente mit angeboten, sodass wir bei unseren Analysen sehr sehr viel Software vorfinden, die eigentlich nirgendwo im Unternehmen im Einsatz ist (sog. Shelfware) geschweige denn irgendjemand irgend ein Know-how besässe diese Software zu bedienen.

Das Gute daran ist, dass wir oft auf ein grosses Portfolio an Lösungsmöglichkeiten im Unternehmen zurückgreifen können ohne neue Software lizensieren zu müssen.

Der Nachteil daran ist, das Unternehmen leider allzuoft nach einem neuen Anbieter Ausschau halten bevor Sie einmal Inventur über die bereits vorhandenen Lösungsmöglichkeiten im Unternehmen machen.
So erweitert sich Ihre Shelfware von mal zu mal, oder von Anforderung zu Anforderung

Wie gross ist unsere Chance ?

Vor einigen Wochen erhielt ich den Auftrag für ein Unternehmen eine neue BI- Architektur aufzubauen. 
 Natürlich gehörte auch eine Evaluation einiger einschlägiger BI-Anbieter dazu.
Es war wirklich sehr interessant auf der anderen Seite des Tisches zu sitzen und die ehemaligen Kollegen in Aktion zu sehen.
Ich möchte hier nochmals sagen, das alle Anbieter hervorragend präsentiert haben und ich die Zusammenarbeit wirklich sehr angenehm empfand.
Dennoch gab es einige Momente des Schmunzelns in den Präsentationen.
Bitte verzeihen Sie mir, liebe Anbieter, wenn ich hier Zitate wiedergebe, ich verspreche Ihnen diese auch bei Anfragen weiterhin anonym zu behandeln

„So eine Anforderung mussten wir noch nie Umsetzen“ Senior Consultant einer BI Firma auf die Frage, ob sich die Werte den auch im Monatsverlauf mit Vorjahr-Ist-Plan Vergleich darstellen ließen.

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„Unser Tool ist wirklich kinderleicht zu bedienen, der Charme einer Lösung ist ja die Einfachheit“ Vertriebsleiter einer BI – Firma, als er mit 3 Beratern ! davon 2 lt. Visitenkarte Senior seine Präsentation begann
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„Ich glaube dafür müssten wir jetzt mal den Support anrufen“
Einer der beiden o.g. Senior Berater bei der Frage, wie man denn das Veränderungsprotokoll aufrufen könne

„Das scheint jetzt doch nicht so trivial zu sein“
derselbe Berater nach dem Telefonat und 3 erfolglosen Versuchen das Protokoll aufzurufen
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„Ihr Tool kann nicht sehr viel, dafür ist das was es kann sehr hässlich“
CFO (Kunde)über eine Anwendung
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„Unser Werkzeug zeichnet sich dadurch aus, dass es genauso strukturiert ist, wie ein Mensch denkt"
Vertriebsmitarbeitern eines BI-Tool Anbieters

„Ähhhh wo bin ich jetzt grade“
Dieselbe Vertriebsmitarbeiterin 10 Minuten später

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„Wie sind denn prozentual die Chancen, das wir den Auftrag bekommen ?“
Vertriebler einer BI- Firma die täglich! über 20 Neukunden akquiriert

„Mit dieser Frage um 30% gefallen“
IT-Leiter auf die oben genannte Frage

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Und schließlich und endlich der absolute TOP 1 Vertriebsmitarbeiterspruch

„Unsere Anwendung eignet sich ganz ausgezeichnet zum Planen, wobei wir die Einschränkung haben keine Dateneingaben machen zu können“

Kleinerer Anbieter der aber sehr engagiert war

Nun zum Schmunzeln beim Lesen, insbesondere wenn man sich ein wenig mit dem Markt auskennt, vielleicht auch lehrreich für die geschätzten Mitarbeiter der BI-Anbieter die täglich dem Stress ausgesetzt sind den Umsatz Ihres Unternehmens mit beratungsintensiven Produkten zu steigern.

Und los gehts

Warum eigentlich noch ein Blog zu Business - Intelligence ?
Mir viel auf, dass die meisten anderen Blogs von BI-Software Anbietern waren bzw. auf dessen Seite verweisen, andere waren "abgeschlossen". ( Wie kann ein Blog abgeschlossen sein ? - Ersteller mit Anlündigung verstorben)

Als Berater in Business-Intelligence Projekten erlange ich nahezu täglich neue und erstaunliche Erkenntnisse zum Thema Controlling/Business-Intelligence/ Unternehmenskultur/ Softwarestabilität / Organisation und weiterem. Ich bin ja jeden Tag in grossen und kleinen Unternehmen unterwegs.
Ich möchte ausdrücklich meinen Blog nicht auf nur EIN Thema einschränken, sondern- so wie ich bloggen verstehe : als Tagebuch mit Gedanken über alles was mir so begegnet.

Viel Spass damit